Difundir qué Opciones tienen las Familias para el Financiamiento

Las Escuelas podrían ayudar a que los Padres de Familia puedan solicitar la información sobre las opciones de financiamiento simplemente difundiendo las políticas y procedimientos sobre el particular.

Las preguntas que siguen a continuación son una guía para desarrollar folletos, incorporar en el Sitio Web de la Institución o manejar otras comunicaciones orientadas a definir con claridad y establecer el marco para trabajar con los padres con un claro entendimiento de las opciones de ayuda para el financiamiento de las colegiaturas.

• ¿Las publicaciones de la Escuela describen adecuadamente las políticas de becas y otras ayudas para el financiamiento de colegiaturas, con precisión? ¿Específicamente menciona qué expectativas tiene la escuela con respecto a las familias?

• El personal responsable de la administración, ¿entiende las opciones de financiamiento de la escuela?

• Las respuestas de la escuela a las preguntas y solicitudes sobre el financiamiento, ¿son claras y bien coordinadas?

• Las políticas y procedimientos sobre las ayudas financieras, y las diferentes opciones sobre el financiamiento ¿son bien conocidas por el personal responsable de la admisión de nuevos alumnos? La persona responsable del financiamiento, ¿conoce cuáles son los objetivos de matrícula para este año y los venideros?

• En el proceso de admisión de nuevos alumnos ¿Hay diferencias entre las familias que solicitan ayuda financiera y las que no la solicitan?

• ¿En qué momento se inicia el asunto de las opciones de financiamiento durante el proceso de admisión? ¿Hay algún punto en donde la discusión se podría derivar hacia la administración de ayuda financiera?

• ¿Es fácil para las familias solicitar ayuda financiera en su Escuela? ¿Es fácil conseguir los formularios para las diferentes opciones de financiamiento?
• La persona responsable de otorgar opciones de financiamiento ¿es fácilmente accesible?

• ¿Cómo y cuándo notifica la escuela a las familias sobre el otorgamiento de las diferentes opciones de financiamiento?

• ¿Qué tan dispuesta está la escuela para la negociación de mejores paquetes de ayuda para el financiamiento a las familias que no están satisfechas con su oferta?

• ¿Cuenta la escuela con un proceso atractivo para la ayuda financiera? ¿quién lo maneja?

• ¿Qué procesos están disponibles para las familias que tienen interés en solicitar ayuda financiera en los años subsecuentes?

Crear un Folleto de Posibilidades

Aquí damos diez consejos para desarrollar folletos, páginas web y otros medios de comunicación destinados concretamente a promover un programa de ayudas financieras. El énfasis que ponemos es que Ud. debería promover este aspecto de la misma forma en que se promueven otros beneficios de su escuela.

1. Sea relevante. Toque los puntos que le interesan a las familias.

2. Recuerde el “QHPM” — ¿Qué hay para mí?

3. Sea convincente. Recuerde a los lectores que estudiar en su escuela “es una buena inversión”

4. Muestre su comprensión.

Los folletos que explican las diferentes posibilidades a las familias y que lo hacen con efectividad deben demostrar que la escuela comprende su situación. Frases adecuadas para ilustrar el hecho de que la escuela simpatiza con la natural ansiedad que tienen las familias al leer el folleto o la página web. De esta manera, la propuesta de solución puede producir grandes resultados.

5. Hágalo visualmente interesante.

Es obvio que una buena página web o folleto, debe ser interesante visualmente. Utilice fotografías,  listas de temas relevantes, tablas y gráficas. Destaque las secciones de texto para enfatizar algunos puntos y anime a sus lectores a que continúen prestando atención.

6. Manténgalo actualizado.

Todos los folletos envejecen. Los folletos sobre posibilidades de financiamiento quedan obsoletos rápidamente, ya que las políticas, colegiaturas, perfiles de alumnos y otros componentes de la ecuación pueden cambiar año con año. Este factor se resuelve muy bien con una página web.

7. Evite los estereotipos y lugares comunes.

Es importante evitar los estereotipos en el uso del lenguaje y fotografías. Asegúrese de incluir una gran variedad de estudiantes representados en las fotos. Al hacerlo así, no implica que solamente un “tipo” de alumnos es el que tiene acceso a las diferentes opciones de financiamiento. Además pone el acento en el hecho de que la escuela muestra la diversidad en toda su extensión. Utilizar datos en forma de tablas o gráficas puede ayudar a eliminar falsos estereotipos que puede tener el público cuando piensa en su escuela.

8. Sea Interactivo.

Algunas escuelas muestran casos o perfiles de familias que han recibido opciones de ayuda financiera. Esto ayuda a que los lectores se involucren en un reflejo interactivo de su situación particular y les muestra cómo la escuela puede ayudarles. Otras escuelas pueden aportar hojas de trabajo para hacer que las familias organicen sus presupuestos como ejercicio para pensar activamente en la administración de sus gastos.

9. MSM — Más simple, mejor.

El folleto de posibilidades de ayuda financiera no debería ser el principio y el fin del ciclo de comunicación de toda información y políticas relativas al financiamiento. Un manual de políticas y procedimientos es el instrumento adecuado. El folleto debe servir como “Guía de Inicio”, aunque no resuelva todas las preguntas. Se trata de tocar las más importantes y críticas para animar a las familias a que continúen con el proceso.

10. Un “llamado a la acción.”

Si el énfasis se pone en mantenerlo simple, un folleto de posibiliddes de ayuda financiera debe complementarse con el exhorto a las familias a continuar con el proceso de solicitud. Hacerles saber dónde acudir y a quién llamar para obtener ayuda.